Una carta formal es un documento de comunicación muy utilizado en empresas, asociaciones y en contextos profesionales. Abajo tienes un formato de ejemplo.
Pero… ¿Sabes cómo se estructura y se redacta esta carta formal? No te preocupes, pues en este artículo te contaremos todo lo que necesitas saber.
Características de una carta formal ¿Qué es una carta formal?
La carta formal puede tener varios propósitos pero los principales son informar, comunicar decisiones o situaciones, hacer solicitudes y notificar nombramientos.
Por ello, la carta formal sirve también como un documento probatorio de que se ha notificado, comunicado o hecho alguna solicitud en una empresa y en determinado momento.
Como hacer una carta formal
¿Cómo empezar una carta formal? El lenguaje que se utiliza en este tipo de cartas es formal por lo que desde el inicio debes expresarte con las palabras adecuadas a este contexto.
El texto principalmente va dirigido a alguna persona con un cargo superior. Sin embargo, también se puede dirigir a algún compañero de trabajo con tu mismo estatus y también a alguna persona que ocupe un puesto inferior al tuyo.
En resumen, desde el principio de la carta formal debes utilizar un tono comunicativo formal e indicar a quién va dirigida.
Partes de una carta formal (Elementos y estructura)
La estructura de la redacción de una carta formal debe ser clara y concisa. Los datos que se incluyan deben ser puntuales y se debe evitar ahondar en detalles poco relevantes. ¿Qué elementos debe contener una carta formal?.
Aqui te enseñamos como escribir una carta formal. Estas son sus partes que componen la estructura de redacción:
#1 Encabezado
En este apartado se informa de:
- La fecha en la que se escribió la carta
- Ciudad en la que fue escrita
- A quién va dirigida.
Cuando la carta no va dirigida a alguna persona en específico puedes poner:
- A quién corresponda.
Al escribir el nombre del destinatario lo hazlo cordialmente e indica el cargo o la profesión de la persona.
Si desconoces el nombre puedes escribir el cargo solamente, ejemplo: “Gerente de recursos humanos”, “director de operaciones”.
#2 El asunto
El asunto debe abarcar un renglón de la carta, máximo 2. En este deberás explicar cuál es el motivo de la carta de forma breve.
Por ejemplo: “Notificación de ascenso”, “Solicitud de entrega de informe anual”, “Notificación de entrega de insumos”, etc.
Ten en cuenta que las empresas reciben a diario mucha correspondencia por lo que el asunto es un aspecto esencial de toda carta formal para que el destinatario pueda saber a qué se refiere la misiva desde el principio.
#3 Saludo carta formal
Aunque al principio ya hayas escrito el nombre del destinatario, debes incluir un saludo más cordial en este apartado. Debe ser breve y usar palabras amables sin llegar a ser familiar, por ello, las palabras más empleadas para los saludos en estas cartas son “estimado”, “respetado”.
#4 El cuerpo
Esta es la parte más importante de la carta. Aquí deberás plasmar tu mensaje de forma concreta y concisa y expresar brevemente todo lo que quieras comunicar al destinatario con un lenguaje formal.
#5 Despedida carta formal
Esta parte servirá para cerrar la carta. Aquí puedes agradecer por la atención recibida y solicitar cordialmente una pronta respuesta en caso de que tu solicitud lo amerite.
#6 Firma
Escribe tu nombre completo, el cargo que ocupas, y tu firma. En algunos casos también es conveniente que indiques tu número de documento de identidad.
Para que sirve una carta formal
La carta formal puede tener varias funciones, sin embargo, las principales son solicitar, informar y notificar cualquier situación.
Además, su otra función es dejar una constancia escrita de aquello que se ha comunicado, de modo que la persona pueda demostrar que ha informado determinada situación en la fecha que corresponde.
Ejemplo de carta formal
Ahora que ya conoces la estructura y la finalidad que debe tener cada apartado, te dejaremos un ejemplo de una carta formal a continuación para que lo aprecies con mayor claridad.
Formato de carta formal para copiar y pegar
Guanajuato, 18 de julio de 2022 Lic. Andrés Perdomo. Gerente General Importadora del Sur Notificación de entrega de insumos. Estimado licenciado Perdomo. Por medio de la presente me dirijo a usted y al departamento que preside para comunicarle que la entrega de los insumos correspondientes a los meses de julio, agosto y septiembre ya ha sido ejecutada. Toda la mercancía fue recibida por el departamento de depósito quienes han hecho el correspondiente inventario para verificar el buen estado y la cantidad de insumos solicitados. Además, quiero informarle que a partir del mes de octubre nuestros insumos tendrán un descuento del 5%. Este descuento solo será válido para aquellas empresas que ya tengan relaciones comerciales con nuestra compañía. Para finalizar, le reitero nuestro compromiso para con Importadora del Sur, por lo que ponemos a su disposición nuestro catálogo de insumos durante todo el año. Sin más que agregar, agradecido por la atención y el interés mostrado por nuestros productos. Atentamente: (firma) Lic. Nicolás Mora. Gerente de Insumos Orientales C.A
Tipos de cartas formales
- Carta formal para un director. Acompañanta don una carta de recomendación
- Carta formal para un maestro.
- Carta formal para un amigo.
- Cartas de opinión formal.
- Carta formal de petición.
- Carta de reclamo formal.
- Carta formal para el presidente.
- Carta de invitación formal.
- Carta de queja formal.
- Carta formal para solicitar una beca.
- Carta de disculpa formal.
- Carta de renuncia formal.
- Carta formal para pedir trabajo: Necesario acompañarla con una solicitud de empleo.
Como verás esta carta es sumamente sencilla. Solo se trata de seguir este tipo de estructura, dirigirse de la forma más respetuosa posible al destinatario de la carta y utilizar desde el principio un lenguaje formal.
Nuestra recomendación es que siempre tengas una copia de cada carta formal que envíes y la almacenes en tus archivos, ya que estas pueden servir como comprobantes de comunicación en determinados momentos.
